Tuân thủ quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật trong số hóa tài liệu

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được triển khai theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 và Công văn số 14748-CV/VPTW ngày 06/5/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng; đồng thời tuân thủ Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ.

Việc thực hiện thống nhất các quy định và yêu cầu kỹ thuật là cơ sở quan trọng nhằm bảo đảm tài liệu sau số hóa có chất lượng, tính đầy đủ, chính xác và khả năng khai thác, sử dụng thuận lợi. Đây cũng là yêu cầu xuyên suốt trong quá trình triển khai tại Học viện, góp phần hạn chế sai sót, tránh việc phải xử lý lại dữ liệu và nâng cao hiệu quả công tác số hóa.

Các bước trọng tâm trong quy trình số hóa

Công tác số hóa tài liệu tại Học viện được triển khai qua ba bước chính: scan tài liệu, nhập liệu và hoàn thiện dữ liệu trên phần mềm. Mỗi bước đều có yêu cầu cụ thể, được thực hiện cẩn trọng, đồng bộ và kiểm tra trước khi chuyển sang bước tiếp theo:

Thứ nhất, chỉnh lý, scan tài liệu và kiểm tra chất lượng tệp số hóa.

Sau khi quét tài liệu, công tác kiểm tra số lượng tệp PDF và tổng số trang, đối chiếu với tài liệu gốc để bảo đảm không thiếu tệp, thiếu trang hoặc phát sinh sai lệch. Đồng thời, rà soát chất lượng hình ảnh của từng tệp, kịp thời phát hiện các trường hợp trang bị mờ, lệch, thiếu nội dung hoặc không bảo đảm khả năng đọc và nhận diện thông tin.

Bên cạnh đó, công tác số hóa đã chú trọng kiểm tra các yêu cầu kỹ thuật của tệp sau scan, bao gồm định dạng PDF/A, khả năng tìm kiếm văn bản của PDF hai lớp và độ phân giải từ 300 DPI trở lên theo yêu cầu được áp dụng. Việc kiểm tra ngay sau khi scan giúp phát hiện, khắc phục kịp thời các lỗi kỹ thuật, bảo đảm tài liệu số hóa có chất lượng tốt trước khi đưa vào các bước xử lý tiếp theo.

Thứ hai, nhập liệu trên phần mềm.

Sau khi hoàn thành việc scan và kiểm tra chất lượng tài liệu, công tác nhập liệu được thực hiện trên phần mềm theo các trường thông tin đã quy định. Quá trình nhập liệu cần bảo đảm thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác, thống nhất với tài liệu gốc và phù hợp với cấu trúc dữ liệu của hệ thống. Chất lượng nhập liệu có ý nghĩa trực tiếp đối với khả năng tra cứu, tìm kiếm, phân loại và quản lý hồ sơ. Vì vậy, việc tuân thủ các trường dữ liệu, kiểm tra thông tin và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu là yêu cầu quan trọng để hình thành cơ sở dữ liệu số có độ tin cậy cao.

Thứ ba, hoàn thiện dữ liệu trên phần mềm.

Sau khi nhập liệu, các thông tin và tệp tài liệu cần được rà soát, đối chiếu, kiểm tra tính đầy đủ và sự thống nhất giữa dữ liệu đã nhập với tài liệu số hóa. Các nội dung chưa chính xác, chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu cần được bổ sung, chỉnh sửa trước khi hoàn thiện.

Bước này góp phần bảo đảm dữ liệu được tổ chức có hệ thống, liên kết phù hợp với hồ sơ và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác theo yêu cầu. Đây cũng là khâu quan trọng nhằm nâng cao chất lượng đầu ra, tránh tình trạng tài liệu đã được scan nhưng dữ liệu chưa hoàn chỉnh hoặc khó sử dụng trên phần mềm.

Bảo đảm tiến độ gắn với chất lượng và hiệu quả khai thác

Trong quá trình tiếp tục triển khai công tác số hóa, Học viện Khoa học xã hội xác định yêu cầu bảo đảm tiến độ phải đi đôi với việc tuân thủ quy định, quy trình và tiêu chuẩn kỹ thuật. Các bước thực hiện cần được kiểm tra thường xuyên, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, đơn vị liên quan nhằm kịp thời phát hiện, xử lý những khó khăn, vướng mắc và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện. Theo thông tin từ Bộ phận Chuyển đổi số của đơn vị, trong tuần (từ 12/10 - 18/10/2026) Học viện tiếp tục tiến hành ra soát chỉnh lý và scan tài liệu: Số liệu đặt ra theo kế hoạch là 3.500 trang được thực hiện đảm bảo tiến độ đề ra.

Mục tiêu của công tác số hóa không chỉ dừng lại ở việc chuyển tài liệu giấy thành tệp điện tử, mà còn hướng tới hình thành dữ liệu số đầy đủ, chính xác, có cấu trúc và thuận lợi trong quá trình quản lý, tra cứu, khai thác, sử dụng. Do đó, chất lượng của từng khâu, từ scan tài liệu, nhập liệu đến hoàn thiện dữ liệu trên phần mềm, đều có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả chung của quá trình số hóa.

Với tinh thần chủ động, nghiêm túc và trách nhiệm, Học viện Khoa học xã hội tiếp tục triển khai các nhiệm vụ số hóa theo kế hoạch, phấn đấu hoàn thành tiến độ đề ra, đồng thời bảo đảm chất lượng dữ liệu và hiệu quả khai thác sau số hóa. Đây là một trong những nhiệm vụ thiết thực góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác quản lý, điều hành, nâng cao hiệu quả lưu trữ và từng bước hiện đại hóa hoạt động của Học viện trong giai đoạn hiện nay.