Hội nghị được tổ chức trong bối cảnh Viện Hàn lâm đang triển khai quyết liệt Kế hoạch cao điểm 100 ngày chuyển đổi số, coi dữ liệu là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ sinh thái số thống nhất, hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác quản trị, nghiên cứu khoa học và chia sẻ tri thức.

Phát biểu khai mạc hội nghị, TS. Lê Nam Trung, Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm nhấn mạnh, số hóa không còn là một nhiệm vụ mang tính kỹ thuật đơn thuần mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết của quá trình chuyển đổi số. Không có dữ liệu số được chuẩn hóa thì sẽ không thể hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, không thể khai thác hiệu quả các nền tảng số, cũng như không thể phát triển các ứng dụng trí tuệ nhân tạo và các dịch vụ số trong tương lai.

Theo đồng chí Chánh Văn phòng, khảo sát bước đầu cho thấy khối lượng tài liệu của Viện Hàn lâm cần số hóa rất lớn, trải rộng trên nhiều loại hình như hồ sơ lưu trữ, sách, báo, tạp chí, luận án, hiện vật bảo tàng, tư liệu hình ảnh, phim, âm thanh và nhiều nguồn dữ liệu chuyên ngành khác. Tuy nhiên, tỷ lệ số hóa hiện nay còn thấp, mức độ chuẩn hóa chưa đồng đều, nhiều dữ liệu chưa đáp ứng yêu cầu để tích hợp vào hệ thống quản trị tập trung. Chính vì vậy, việc thống nhất chuẩn nghiệp vụ ngay từ đầu có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả của toàn bộ quá trình chuyển đổi số.

Thống nhất chuẩn số hóa - nền móng để hình thành kho dữ liệu số dùng chung

Tại hội nghị, các chuyên gia của VNPT Media đã trình bày chuyên đề về chuẩn hóa dữ liệu và quy trình số hóa theo các tiêu chuẩn hiện hành.

Nội dung tập huấn được xây dựng theo bốn nhóm chuyên đề gồm: tổng quan về mục tiêu, vai trò và căn cứ pháp lý của công tác số hóa; nghiệp vụ kỹ thuật đối với tài liệu lưu trữ, thư viện, hiện vật bảo tàng và dữ liệu đa phương tiện; quản trị dữ liệu với các yêu cầu về metadata, định danh, kiểm soát chất lượng và sao lưu; đồng thời giới thiệu mô hình khai thác, tích hợp dữ liệu trên cơ sở bảo đảm phân quyền, an toàn thông tin và kết nối với cơ sở dữ liệu tổng thể của Viện Hàn lâm.

Điểm nhấn của chương trình là việc xác định rõ bốn mục tiêu trọng tâm của công tác tập huấn gồm: thống nhất chuẩn số hóa giữa các đơn vị; tạo căn cứ để xây dựng kế hoạch triển khai; chuẩn bị dữ liệu đủ điều kiện tích hợp vào kho dữ liệu dùng chung; đồng thời nâng cao năng lực của đội ngũ trực tiếp thực hiện số hóa. Đây cũng là những yêu cầu cốt lõi để bảo đảm dữ liệu được hình thành có tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, an toàn và có khả năng khai thác lâu dài.

Các chuyên gia cũng giới thiệu quy trình số hóa chuẩn gồm các bước khảo sát, chuẩn bị tài liệu, số hóa, xử lý dữ liệu, gắn metadata, kiểm tra chất lượng, nghiệm thu, lưu trữ và phân quyền khai thác. Đối với từng nhóm tài liệu như tài liệu hành chính, thư viện, hiện vật bảo tàng hay dữ liệu đa phương tiện đều có các tiêu chuẩn kỹ thuật riêng về độ phân giải, định dạng dữ liệu, đặt tên tệp, quản lý metadata và bảo đảm an toàn dữ liệu.

Bên cạnh phần lý thuyết, hội nghị còn trình diễn trực tiếp quy trình số hóa 3D hiện vật, giới thiệu mô hình kho dữ liệu số dùng chung, cơ chế phân quyền truy cập, chia sẻ và tích hợp dữ liệu giữa các đơn vị. Theo đó, mỗi đơn vị sẽ quản lý dữ liệu của mình trên cùng một nền tảng thống nhất, bảo đảm vừa độc lập trong quản lý, vừa sẵn sàng kết nối với hệ thống dữ liệu tổng thể của Viện Hàn lâm khi đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật.

Trong phần trao đổi, nhiều đại biểu tập trung thảo luận về các điều kiện triển khai thực tế như chỉnh lý tài liệu trước khi số hóa, tiêu chuẩn máy móc, nhân lực, phần mềm và phương án tổ chức thực hiện phù hợp với điều kiện của từng đơn vị. Các chuyên gia khẳng định, việc chuẩn hóa tài liệu đầu vào là yêu cầu bắt buộc nhằm tránh số hóa trùng lặp, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dữ liệu và bảo đảm khả năng khai thác lâu dài.

Tạo động lực để hoàn thành Kế hoạch cao điểm 100 ngày chuyển đổi số

Một nội dung được nhiều đại biểu quan tâm là việc triển khai Kế hoạch cao điểm 100 ngày chuyển đổi số trong điều kiện nguồn lực còn hạn chế.

Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm cho biết, mặc dù năm 2026 chưa bố trí được nguồn kinh phí riêng cho công tác số hóa, song đây là nhiệm vụ bắt buộc phải triển khai với tinh thần chủ động, sáng tạo và quyết tâm cao. Các đơn vị cần tận dụng tối đa nguồn lực hiện có, kết hợp giữa tự thực hiện với thuê dịch vụ ở những khâu phù hợp, đồng thời thống nhất thực hiện theo một chuẩn chung để bảo đảm dữ liệu có thể tích hợp và khai thác lâu dài.

Theo kế hoạch, sau hội nghị, Văn phòng Viện Hàn lâm sẽ phối hợp với VNPT hoàn thiện và ban hành Sổ tay hướng dẫn công tác số hóa, làm tài liệu nghiệp vụ thống nhất cho toàn hệ thống; đồng thời tiếp tục tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu theo từng nhóm đối tượng dữ liệu, hỗ trợ các đơn vị tháo gỡ khó khăn trong quá trình triển khai.

Phát biểu kết luận hội nghị, đại diện Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm khẳng định, buổi tập huấn mới là bước khởi đầu của quá trình chuẩn hóa dữ liệu trên phạm vi toàn Viện Hàn lâm. Điều quan trọng nhất sau hội nghị là mỗi đơn vị cần nhanh chóng chuyển hóa kiến thức được tiếp thu thành kế hoạch hành động cụ thể, tổ chức quán triệt đến đội ngũ trực tiếp thực hiện, bảo đảm triển khai đồng bộ Kế hoạch 100 ngày chuyển đổi số.

Từ nền tảng chuẩn hóa dữ liệu hôm nay, Viện Hàn lâm hướng tới xây dựng một kho dữ liệu số tập trung, thống nhất, an toàn và có khả năng chia sẻ, khai thác hiệu quả, phục vụ công tác quản trị điều hành, nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát huy các giá trị tri thức của ngành khoa học xã hội và nhân văn. Đây không chỉ là yêu cầu trước mắt của Kế hoạch 100 ngày, mà còn là nền móng để hình thành hạ tầng dữ liệu số hiện đại, tạo động lực thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Viện Hàn lâm trong giai đoạn phát triển mới./.